DATEN- & DOKUMENTEN-ARCHIVIERUNG IN SAP

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Spätestens in einer S/4HANA-Umgebung kann benötigter Speicherplatz schnell zu einem Kostentreiber werden. Eine gut gepflegte und möglichst schlanke Datenbank ist für jedes Unternehmen wichtig, um performant zu bleiben und um die Speicher- bzw. Lizenzkosten im Zaum zu halten. Gleichzeitig müssen gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung von Daten und Dokumenten beachtet werden. Ein gut umgesetztes Archivierungsprojekt hilft, dieses Ziel über Jahre zu erreichen.

Dieser Artikel soll eine erste Orientierung geben, um sich dem Thema Daten- & Dokumenten-Archivierung zu nähern.

Damit aus dem Archivierungsprojekt ein langfristiger Erfolg wird, muss klar sein, welche Ziele für den Projektabschluss ausschlaggebend sein sollen. Eine Möglichkeit ist, anhand einer Ist-Analyse zu bestimmen, welche Daten rausarchiviert werden sollen. Eine andere wäre, eine realistische Veränderungsrate oder Zielgröße zu definieren, wie z. B. 30 % Verschlankung der Datenbank. Natürlich können weitere Projekt-Ziele angestrebt werden – beispielsweise Sicherstellung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, Vereinheitlichung der Datenablage usw. – dennoch braucht es ein genau definiertes Hauptziel, zu dem sich alle Projektbeteiligten committen.

Der Anspruch an Archivierungsprojekte, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Aufbewahrungspflichten sicherzustellen, bringt IT-Abteilungen oft in Verlegenheit. Entweder sind die genauen Anforderungen nicht bekannt oder die Lösungswege nicht klar und deutlich genug aufgezeichnet.

Zusätzlich sind länder- und branchen-spezifische Vorschriften zu beachten. Für deutsche Buchungskreise müssen beispielsweise alle Geschäftsdokumente als elektronisches Dokument oder als Papierdokument aufbewahrt und alle Reporting- bzw. Steuerprüfungsanforderungen vor einer Archivierung umgesetzt sein. Weitere Informationen dazu finden Sie auf unserer Seite

An dieser Stelle für Klarheit zu sorgen, ist die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Archivierungsprojekt.

Besondere Anforderungen, wie die Sicherstellung des Datenschutzes, erfordern zusätzliche Maßnahmen und Tools – siehe auch unsere Seite

Ein Tipp: Beziehen Sie von Anfang an die Fachabteilungen in Ihre Überlegungen mit ein! Dort sitzen die Fachleute, die sich mit den Anforderungen am besten auskennen und beim Finden von Lösungswegen eine große Hilfe sein können. So erzielen Sie den optimalen Output für das Projekt und berücksichtigen gleichzeitig alle Anforderungen.

Daten- & Dokumenten-Archivierung konnte in der „alten“ SAP ERP-Welt standardmäßig über die ArchiveLink-Schnittstelle umgesetzt werden. Mit SAP S/4HANA wird das Thema komplexer, denn teilweise sind die Zugriffe auf archivierte Daten nicht sichergestellt. Das betrifft beispielsweise einige Fiori-Apps. Neue Schnittstellen werden angeboten, wie CMIS für die Dokumentenablage, und auch das grundsätzliche Customizing verändert sich – je nach Dokumenten- bzw. Archivierungstyp.

Hier empfiehlt sich eine Bestandsaufnahme:

• Welche Schnittstelle wird für welche Prozesse benötigt?
• Kann das bestehende Archiv-System die Anforderungen zur Daten- & Dokumenten-Archivierung erfüllen?
• Wie hoch ist die derzeitige Auslastung von Archiv- und Datei-Systemen?
• Welche Alternativ-Szenarios sind denkbar?

Rechnen Sie mit einem erhöhten Bedarf an Weiterbildung oder Begleitung Ihres Teams, bis die neuen Anforderungen und Aktivitäten in den Regelbetrieb überführt sind. Idealerweise werden die Mitarbeitenden rechtzeitig als Projektverantwortliche an die Themen herangeführt und durch erfahrene – ggf. externe – Experten gecoacht.

Ihr Archivierungsprojekt wird der Grundstein für eine erfolgreiche und langfristig tragfähige Archivierungsroutine sein, wenn diese Bedingungen erfüllt sind:

Haben Sie Fragen? Brauchen Sie Hilfe beim Aufsetzen eines Archivierungsprojekts? Wir helfen gerne.