DATENSCHUTZ MIT SAP ILM

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Seit dem 25.05.2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO. Die lückenlose Umsetzung der strengen und komplexen Anforderungen in den Betriebsalltag bringt insbesondere B2C-Unternehmen ins Schwitzen. Das Produkt SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) bietet Funktionen, mit denen die Datenschutz-Herausforderungen sicher gelöst werden können.

SAP ILM als breit aufgestellte Alles-Könner-Lösung für das Daten- & Dokumenten-Management ist wegen der Lizenzkosten für viele SAP-Nutzer unattraktiv. Diese berechnen sich nämlich auf Basis der zu verarbeitenden Datenvolumina und schießen daher gerne mal durch die Decke.

Beschränkt sich die Nutzung jedoch auf die Datenschutz-Funktionalitäten, ist dieser Teil von SAP ILM bereits durch die Lizenz für das aktive SAP-System abgedeckt – ohne Extrakosten.

SAP ILM erweitert die Daten-Archivierung um zwei elementare Funktionen:

Ein wesentlicher Vorteil ist die Möglichkeit, alte, nicht mehr benötigte SAP-Systeme stillzulegen:

Aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente werden in ein Retention Warehouse überführt, wo weiterhin darauf zugegriffen werden kann und Auswertungen möglich sind. Das Altsystem kann damit abgeschaltet werden.

Um den vollen Umfang von SAP ILM für den Datenschutz nutzen zu können, empfiehlt es sich, ein Archiv-System mit WebDAV-Schnittstelle anzubinden. Damit ist sichergestellt, dass archivierte Dateien mit SAP ILM vernichtet werden können, ohne das SAP-System zu verlassen. Andernfalls müsste die Löschung der Daten im Archiv organisatorisch erfolgen, was einen größeren manuellen Aufwand bedeutet kann.

Die wichtigste Anforderung an den Datenschutz in SAP ist nicht die sofortige Datenvernichtung, sondern das Verhindern jeglichen unerlaubten Zugriffs auf zu schützende Daten. Unerlaubt wäre ein Zugriff lt. DSGVO, wenn

• der Geschäftszweck nicht mehr existiert, der die Speicherung der Daten gerechtfertigt hatte oder
• Mitarbeitende mit den Daten arbeiten, die für diesen Geschäftszweck nicht erforderlich sind.

So ein Szenario könnte z. B. im Zusammenhang mit den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten bzw. einer Steuerprüfung eintreten. Oder ein Rechtsfall mit einem Lieferanten oder Kunden erfordert eine längere Aufbewahrungszeit von Daten, die über die übliche gesetzliche Frist hinausgeht.

Die Vernichtung der Daten, insbesondere der Businesspartner-Daten – einschließlich Debitoren und Kreditoren – kann ohnehin erst nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht für Geschäftsdokumente erfolgen. Daraus folgt, dass alle zu dem Stammdatum gehörigen Bewegungsdaten ebenfalls archiviert bzw. vernichtet sein müssen, um abschließend erfolgreich das Stammdatum vernichten zu können. Dies ist ein machbarer, aber langwieriger und schwieriger Prozess.

SAP stellt mit Information Retrieval Framework (IRF) ein wirkungsvolles Tool bereit, um die Informationspflichten des Unternehmens zu erfüllen. Die Erfahrung zeigt, dass diese abhängig vom Geschäftsmodell und den schutzwürdigen Daten ggfs. auch mit einfacheren Mitteln bedient werden können.

ToDos für optimalen Datenschutz in SAP:

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