ELEKTRONISCHE STEUERPRÜFUNG IN DEUTSCHLAND

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Der Datenzugriff im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung ist in Deutschland aktuell durch die GoBD geregelt. Dennoch bleiben in Bezug auf die technischen Voraussetzungen, die Qualität und Vollständigkeit der vorzuhaltenden Daten oft Fragen offen.

Auch die Bewertung der vorzuhaltenden aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten erschwert die Vorbereitung auf jede Prüfung. Essenziell ist an dieser Stelle eine sachgerechte und den gesetzlichen Anforderungen Rechnung tragende Archivierung von Daten und Dokumenten.

Durch die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht kann beispielsweise ein Software- oder Hardware-Wechsel für ein Unternehmen zu einer großen Herausforderung werden.

Mit den Standard-Funktionalitäten in SAP kann der Datenzugriff bei einer elektronischen Steuerprüfung mit vertretbarem Aufwand revisionssicher mit den anderen betrieblichen Prozessen des Unternehmens harmonisiert werden. Sicherheitsrisiken werden minimiert.

Am 01.01.2002 trat die Abgabenordnung (AO) § 147 Abs. 6 in Kraft. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) konkretisierte die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) mit seinem Schreiben vom 16.07.2001. Die GDPdU galten bis zum Veranlagungsjahr 2014.

Mit Veröffentlichung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) am 14.11.2014 wurden die bisherigen BMF-Schreiben:

1. GDPdU
2. FAQs zu den GDPdU
3. Grundsätze ordnungsgemäßer BuchführungsSysteme (GOBS)

zusammengefasst, aktualisiert und spezifiziert.

Ab Veranlagungsjahr 2015 gelten die GoBD, damals Version 1.0. Die Version 2.0 vom 01.01.2020 brachte erneut erhebliche Änderungen im Detail.

Im Hinblick auf die Anforderungen des Datenzugriffs für den Steuerprüfer ergibt sich die Verpflichtung für den Steuerpflichtigen, digital erzeugte Daten auf gleichem Wege – nämlich elektronisch – prüfbar zu machen. Dazu müssen die Daten bzw. Unterlagen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar bereitgehalten werden. Die Prüfer haben bei der Steuerprüfung freies Wahlrecht bei der Nutzung der Datenzugriffsart:

Bei der elektronischen Steuerprüfung stehen Ihnen in SAP Standard-Lösungen und -Prozesse zur Verfügung, die alle drei Zugriffsarten ermöglichen. Für die Kernanwendungen in den SAP Standardmodulen gibt es inzwischen eine Grundauswahl von steuerlich relevanten Daten, katalogisiert und mit einer standardisierten Auswertungsmöglichkeit.

Zusätzlich zu den Kernmodulen Financials und Logistik, gibt es GoBD-Tools im Personalwesen für die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) sowie weiterhin die HR-Toolbox, um Daten für die Lohnsteuerprüfung bereitzustellen.

Damit kann der Datenzugriff unter Berücksichtigung einer angemessenen Kosten-Nutzen-Relation realisiert werden. Eventuelle Risiken können analysiert, bewertet und mit SAP-Tools (z. B. DART, DLS, HR-Toolbox) sowie den von SAP standardisierten Steuerprüferrollen minimiert werden.

Definieren Sie für bevorstehende Prüfungen rechtzeitig Ihre aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen steuerrelevanten Systeme, Geschäftsprozesse, Daten und Dokumente in Ihrem Unternehmen.

Für eine umfassende GoBD-Umsetzung unterstützen unsere Berater Sie beim Erarbeiten, Bewerten und Implementieren von Lösungen – möglichst im SAP Standard. Dabei werden sowohl die direkten Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenzugriffs für den Steuerprüfer berücksichtigt als auch erforderliche Aktivitäten im Kontext der Archivierung in SAP (Daten, Dokumente und Drucklisten).

So können Sie den anstehenden elektronischen Steuerprüfungen gelassen entgegensehen.

Sie haben noch viele Fragen oder brauchen individuelle Beratung? Wir helfen gerne.

Bitte beachten Sie, dass STELLWERK Consulting in diesem Zusammenhang ausschließlich SAP- bzw. IT-Beratung anbietet und keine Rechts- oder Steuerberatung.